Installazione sistemi di videosorveglianza all’interno degli uffici

Ci vengono chiesti chiarimenti in relazione all’installazione di telecamere e sistemi di videosorveglianza negli uffici.

Al riguardo, la norma cardine da richiamare è l’articolo 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300 così come modificato dall’articolo 23 del D.Lgs. 14 settembre 2015, n. 151 “Disposizioni di razionalizzazione e semplificazione delle procedure e degli adempimenti a carico di cittadini e imprese e altre disposizioni in materia di rapporto di lavoro e pari opportunità, in attuazione della legge 10 dicembre 2014, n. 183” (job act), pubblicato nella Gazzetta Ufficiale il 23 settembre 2015, n. 221.

La norma richiamata prevede testualmente:

1. Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali. In alternativa, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione ovvero in più regioni, tale accordo può essere stipulato dalle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. In mancanza di accordo gli impianti e gli strumenti di cui al periodo precedente possono essere installati previa autorizzazione della Direzione territoriale del lavoro o, in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più Direzioni territoriali del lavoro, del Ministero del lavoro e delle politiche sociali.
2. La disposizione di cui al comma 1 non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.
3. Le informazioni raccolte ai sensi dei commi 1 e 2 sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.».

Il Jobs Act, in pratica, nel modificare l’articolo 4 dello statuto dei lavoratori, ha fatto cadere il divieto assoluto di videocontrollo nei luoghi di lavoro, compresi gli uffici, confermando, però, il principio che l’uso di impianti audiovisivi a fini di controllo dei lavoratori NON è consentito.

Inoltre, l’articolo 51 comma 2 del Dlgs 165/2001 stabilisce che la legge 300/1070 si applica alle Pubbliche Amministrazioni a prescindere dal numero dei dipendenti, mentre la normativa sulla privacy (D.Lgs n.196/2003) richiama in toto la disciplina posta dal citato art. 4 dello Statuto dei lavoratori.

Gli strumenti di controllo a distanza, dunque, sono legittimi ma non possono essere utilizzati per controllare i dipendenti, dovendo rispondere a finalità ben precise, come la tutela dei beni aziendali, la sicurezza del lavoro o specifiche esigenze lavorative.

Sul punto, rileva anche la circolare n. 5/2018 dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro e l’interpello dell’8 maggio 2019 emanato dal Ministero del Lavoro il quale precisa che, per installare lecitamente un sistema di videosorveglianza negli uffici e in tutti i siti lavorativi, è necessaria l’autorizzazione esplicita dell’Ispettorato Territoriale del Lavoro, escludendo l’applicazione della regola del silenzio assenso prevista in via generale dalla Legge n. 241/1990.

Inoltre, vi è il GDPR – General Data Protection Regulation, regolamento dell’UE in materia di trattamento dei dati personali e privacy, entrato in vigore il 25 maggio 2018 in tutta l’Unione, che prevede espressamente che il trattamento dei dati video nei luoghi di lavoro deve sempre essere autorizzato dal lavoratore.

Per quel che concerne, infine, la Giurisprudenza, la Corte di Cassazione, con la sentenza n. 4331, ha ribadito che l’installazione di una telecamera sul posto di lavoro diretta verso il luogo in cui i propri dipendenti svolgono le mansioni o su spazi dove essi hanno accesso anche sporadicamente, deve essere preventivamente autorizzata dall’Ispettorato dal Lavoro o deve essere autorizzata da un particolare accordo con i sindacati.

Premesso ciò, il datore di lavoro che voglia installare telecamere di sorveglianza sul posto di lavoro, prima di mettere in funzione l’impianto, deve:

• Informare i lavoratori interessati fornendo un’informativa privacy;
• Nominare un responsabile alla gestione dei dati registrati;
• Posizionare le telecamere nelle zone a rischio evitando di riprendere in maniera unidirezionale i lavoratori;
• Affiggere dei cartelli visibili che informino i dipendenti ed eventuali clienti, ospiti o visitatori della presenza dell’impianto di videosorveglianza;
• Conservare le immagini per un tempo massimo di 24-48 ore;
• Formare il personale addetto alla videosorveglianza;
• Predisporre le misure minime di sicurezza;
• Predisporre misure idonee di sicurezza atte a garantire l’accesso alle immagini solo al personale autorizzato;

Nel caso in cui le videocamere riprendano uno o più dipendenti mentre lavorano (è escluso il caso in cui sono ripresi mentre entrano o escono dal luogo di lavoro) si deve procedere ad un accordo con le rappresentanze sindacali aziendali o, in mancanza, con la DPL (Direzione Provinciale del Lavoro) e ottenere l’autorizzazione all’installazione dei dispositivi elettronici di controllo a distanza.

In ultimo, per quanto concerne la specificità degli uffici di Polizia, sembra il caso di richiamare anche l’esigenza di attivare le procedure di consultazione e informazione, ordinariamente previste in caso di introduzione di nuove tecnologie dall’articolo 27 del DPR 18 giugno 2002, n. 164.

Roma, 4 settembre 2020                La Segreteria Nazionale